Οργάνωση χρόνου εργασίας & ψηφιακή κάρτα εργασίας

Δημοσιεύτηκε η απόφαση 49758/2022 του Υπουργείου Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων (ΦΕΚ 2668, τεύχος Β’ της 31-5-2022) για την οργάνωση του χρόνου εργασίας και την ψηφιακή κάρτα εργασίας σε συνέχεια της πρόβλεψης του άρθρου 79 παρ. 5 περ. β και γ του ν.4808/2021. Τα σημεία ιδιαίτερου ενδιαφέροντος όπως περιλαμβάνονται στο συγκεκριμένο νομοθετικό κείμενο  και έχουν μέχρι στιγμής διευκρινιστεί από το Υπουργείο Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων  έχουν ως εξής:

• Όλες οι επιχειρήσεις υποχρεούνται να διαθέτουν και να λειτουργούν ηλεκτρονικό σύστημα μέτρησης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων τους άμεσα συνδεδεμένο και διαλειτουργικό, σε πραγματικό χρόνο, με το Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ. Η μέτρηση του χρόνου εργασίας πραγματοποιείται με τη χρήση ψηφιακής κάρτας εργασίας.
• Αρχικά προβλέφθηκε ότι η εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας ξεκινά από την 1η Ιουλίου 2022 για το σύνολο των Τραπεζών της χώρας και τις επιχειρήσεις των Σούπερ Μάρκετ με περισσότερους από 250  εργαζόμενους, ενώ στο χρονικό διάστημα από 1 έως 30 Ιουνίου οι συγκεκριμένες επιχειρήσεις υποχρεούνται στην απογραφική διαδικασία του Ωραρίου Απασχόλησης όλων των εργαζομένων τους συμπεριλαμβανομένου του δανειζόμενου προσωπικού (Πρώτη Φάση Εφαρμογής).
• Ήδη το Υπουργείο Εργασίας και Κοινωνικών Υποθέσεων ανακοίνωσε ότι χορηγείται παράταση για την Πρώτη Φάση Εφαρμογής και ως εκ τούτου  η εφαρμογή της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας ξεκινά από την 1η Σεπτεμβρίου 2022 για το σύνολο των Τραπεζών της χώρας και τις επιχειρήσεις των Σούπερ Μάρκετ με περισσότερους από 250 εργαζόμενους, ενώ εντός του  χρονικού διαστήματος από 1 Ιουνίου έως 31 Αυγούστου 2022 οι συγκεκριμένες επιχειρήσεις υποχρεούνται να ολοκληρώσουν την απογραφική διαδικασία του Ωραρίου Απασχόλησης.
• Το σύνολο των λοιπών επιχειρήσεων (δηλαδή όλες οι επιχειρήσεις πλην των Τραπεζών και των Σούπερ Μάρκετ) οφείλουν το χρονικό διάστημα από 1 Οκτωβρίου έως και 30 Νοεμβρίου να προχωρήσουν σε απογραφική διαδικασία του Ωραρίου Απασχόλησης, χωρίς να έχει διευκρινιστεί μέχρι στιγμής με σαφήνεια εάν άμεσα στη συνέχεια θα υπαχθούν και στο καθεστώς εφαρμογής της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας (ή ενδεχομένως θα χορηγηθεί κάποια παράταση). Σημειώνεται ότι στο σχετικό εγχειρίδιο χρήσης – οδηγό του Υπουργείου αναφέρεται χωρίς περαιτέρω ανάλυση ως γενική ημερομηνία εισαγωγής της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας η 01.12.2022.
• Υπενθυμίζεται ότι η διάταξη του άρθρου 74 παρ.4 του Ν. 4808/2021 προβλέπει ότι εάν, κατά τον επιτόπιο έλεγχο της Επιθεώρησης Εργασίας σε επιχείρηση, διαπιστωθεί ότι η ψηφιακή κάρτα εργαζόμενου δεν είναι ενεργοποιημένη, επιβάλλεται στον εργοδότη πρόστιμο 10.500 ευρώ ανά εργαζόμενο ο οποίος δεν έχει ενεργοποιημένη ψηφιακή κάρτα. Σε περίπτωση που σε τρεις ελέγχους, εντός χρονικού διαστήματος 12 μηνών, διαπιστωθεί η παράβαση της παρούσας, επιβάλλεται προσωρινή διακοπή λειτουργίας της επιχείρησης για χρονικό διάστημα 15 ημερών.
• Για τους εργαζόμενους που εντάσσονται στην Ψηφιακή Οργάνωση του Χρόνου Εργασίας μέσω της απογραφικής διαδικασίας, η υποχρέωση παρακολούθησης του ωραρίου απασχόλησης στο Π.Σ. Εργάνη για αλλαγές στο ωράριο, έκτακτες τροποποιήσεις ωραρίου και άδειες θα γίνεται εφεξής με τη νέα διαδικασία Ψηφιακής Οργάνωσης του Χρόνου Εργασίας, καθώς και με την υφιστάμενη διαδικασία στο Π.Σ. Εργάνη για την υποβολή Υπερωριών.
• Συνολικά, μετά τη μετάβαση στο νέο ψηφιακό περιβάλλον,  προβλέπεται ότι εργοδότες θα  υποβάλλουν:

α. Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης,

η οποία  περιλαμβάνει τα ακόλουθα στοιχεία που αφορούν την οργάνωση του χρόνου εργασίας: (α)  Συμβατικές εβδομαδιαίες ώρες πλήρους απασχόλησης, (β) Σύστημα Απασχόλησης (5ήμερη/6ήμερη εργασία), (γ) Στοιχεία Διαλείμματος, καθώς και Δυνατότητα Ευέλικτης Προσέλευσης έως 120 λεπτά από την γενική έναρξη της εργασίας (μόνο για όσες επιχειρήσεις έχουν ενταχθεί στην Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας και σε συνέχεια συμφωνίας εργοδότη – μισθωτού). Σε κάθε νέα πρόσληψη διενεργούμενη από 1/6/2022 και εντεύθεν τα εν λόγω στοιχεία συμπληρώνονται στο έντυπο Ε3. Σε περιπτώσεις μεταβολής των στοιχείων της δήλωσης, τα στοιχεία υποβάλλονται πριν την εφαρμογή της μεταβολής και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο που αφορούν.

β. Δήλωση Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας, 

η οποία περιλαμβάνει (α) Στοιχεία για εργαζομένους με Σταθερό Εβδομαδιαίο Ωράριο Απασχόλησης τα οποία υποβάλλονται πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζόμενους, και τα οποία περιλαμβάνουν και τη δήλωση (για συγκεκριμένη ημέρα) τηλεργασίας (β) Στοιχεία για εργαζομένους με Μεταβαλλόμενο/ Τροποποιούμενο ανά ημέρα Ωράριο Απασχόλησης τα οποία υποβάλλονται πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζόμενους, (γ) Στοιχεία Αδειών εργαζομένων τα οποία δηλώνονται απογραφικά εντός του πρώτου δεκαημέρου του μήνα που ακολουθεί το μήνα χορήγησής τους.

Σε περιπτώσεις μεταβολών της Οργάνωσης Χρόνου Εργασίας, τα στοιχεία υποβάλλονται πριν την μεταβολή και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τον εργαζόμενο που αφορούν. Διατηρείται σε κάθε περίπτωση η υποχρέωση υποβολής Ε8 για την αναγγελία της Νόμιμης Υπερωριακής Απασχόλησης, ενώ  η υποχρέωση υποβολής Ε4 Συμπληρωματικός Ωραρίου εξακολουθεί να ισχύει μέχρι την ένταξη του εργαζομένου στην “Ψηφιακή Οργάνωση Χρόνου Εργασίας” βάσει της δηλωθείσας στο σχετικό πεδίο ημερομηνίας εφαρμογής της.

Τα Διευθυντικά Στελέχη με εξαρτημένη εργασία θα απογραφούν κανονικά στην οργάνωση του χρόνου εργασίας, ωστόσο δεν θα δηλωθεί ωράριο απασχόλησης, από τον εργοδότη, καθώς εξαιρούνται από τα χρονικά όρια εργασίας.

Στην παρούσα φάση η υποβολή δεν θα αφορά την πρακτική άσκηση της οποίας η υποβολή θα συνεχίσει με τους υφιστάμενους τρόπους.

γ. Δήλωση πραγματικής έναρξης και λήξης απασχόλησης εργαζομένων - Στοιχεία Ψηφιακής κάρτας εργασίας

Οι εργοδότες κατά την προγραμματισμένο χρόνο (όπως έχει καθοριστεί από το Υπουργείο Εργασίας)  ενεργοποιούν την Ψηφιακή Κάρτα Εργασίας για όλους τους εργαζομένους τους, συμπεριλαμβανομένου του δανειζόμενου προσωπικού. Η κάρτα είναι προσωποποιημένη και μοναδική για κάθε εργασιακή σχέση που συνδέει εργαζόμενο και εργοδότη.

Από την ημερομηνία υποχρεωτικής ενεργοποίησης της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας οι εργοδότες υποχρεούνται να τηρούν σύστημα μέτρησης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων τους, όπου γίνεται άμεση καταγραφή της πραγματικής έναρξης και λήξης της απασχόλησης των εργαζομένων τους.

Σε περίπτωση που επέλθει γεγονός ανωτέρας βίας ή αντικειμενικής αδυναμίας που δεν οφείλεται σε υπαιτιότητα του εργοδότη, το οποίο εμποδίζει τη λειτουργία του συστήματος μέτρησης του χρόνου εργασίας των εργαζομένων ή τη διαβίβαση των στοιχείων του συστήματος αυτού στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ, ο εργοδότης υποχρεούται να ειδοποιήσει αμέσως, με κάθε πρόσφορο τρόπο, την οικεία Επιθεώρηση Εργασίας. Την ίδια υποχρέωση έχει ο εργοδότης και αμέσως μόλις λήξει η κατάσταση ανωτέρας βίας ή αντικειμενικής αδυναμίας που δεν οφείλεται σε υπαιτιότητα του εργοδότη.

Η Δήλωση έναρξης / λήξης Κάρτας Εργασίας (στοιχεία πραγματικού χρόνου εργασίας) υποστηρίζεται από τους παρακάτω τρόπους υποβολής:

• Οι επιχειρήσεις που ήδη χρησιμοποιούν σύστημα ωρομέτρησης έχουν τη δυνατότητα άμεσης διασύνδεσης με τον νέο μηχανισμό της Κάρτας Εργασίας στο Π.Σ. Εργάνη, μέσω προγραμματιστικής διεπαφής – Web API για τον εργοδότη
• Για τις επιχειρήσεις που η άμεση διασύνδεση δεν είναι εφικτή προτείνεται από το Υπουργείο i) η εφαρμογή για φορητές συσκευές Ergani CardScanner , με την οποία θα γίνεται ανάγνωση της Κάρτας Εργασίας των υπαλλήλων (σε μορφή QR Code) κατά την προσέλευση / αποχώρηση από την εργασία και αυτόματη υποβολή της πληροφορίας στο Π.Σ. Εργάνη. Η Κάρτα Εργασίας (QR Code) κάθε εργαζόμενου θα είναι διαθέσιμη μέσα από την αντίστοιχη εφαρμογή myErgani mobileapp ή ii) μέσω φόρμας και μέσω XML αρχείων στο Π.Σ. Εργάνη. Η δήλωση γεγονότος έναρξης / λήξης Κάρτας Εργασίας, θα δύναται να υποβληθεί με μέγιστο χρόνο καθυστέρησης (γεγονότος έναρξης / λήξης) 15’ λεπτών.

Αν έχουν υποβληθεί περισσότερα από ένα γεγονότα έναρξης ή λήξης για συγκεκριμένη Ημερομηνία Αναφοράς (ημέρα απασχόλησης), τότε κατά την επεξεργασία των δηλώσεων Κάρτας Εργασίας θεωρείται ως έγκυρο το περιεχόμενο της πιο πρόσφατης δήλωσης, με βάση την Ημερομηνία και Ώρα Υποβολής.

Όλα τα στοιχεία της Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας θα είναι άμεσα διαθέσιμα στους εργοδότες σε ψηφιακή μορφή ημερολογίου (Ημερολόγιο Πραγματικής Απασχόλησης), ενώ και οι εργαζόμενοι θα έχουν άμεση πρόσβαση στα δεδομένα της ατομικής τους Ψηφιακής Κάρτας Εργασίας, μέσα από τα myErgani web portal και myErgani app.

Τα στοιχεία του συστήματος μέτρησης του χρόνου εργασίας κάθε επιχείρησης τηρούνται υποχρεωτικά για χρονικό διάστημα τουλάχιστον δέκα (10) ετών και κάθε εργαζόμενος έχει πρόσβαση στα τηρούμενα στοιχεία του συστήματος που τον αφορούν. Τα αντίστοιχα στοιχεία στο Π.Σ. ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ τηρούνται υποχρεωτικά για χρονικό διάστημα τουλάχιστον έξι (6) μηνών και κάθε εργαζόμενος έχει πρόσβαση στα τηρούμενα στοιχεία του συστήματος που τον αφορούν.

δ. Δήλωση υπερωριακής απασχόλησης. 

Παραμένει σε ισχύ η προδήλωση υπερωριακής απασχόλησης μέσω του εντύπου Ε8 «Αναγγελία Νόμιμης Υπερωριακής Απασχόλησης».